30 giugno 2018

Gli uffici amministrativi e contabili delle aziende sono i destinatari primi della rivista Youtrade dell’articolo di Giugno 2018 nella rubrica “IMPRESE 4.0”: la fatturazione elettronica diventa obbligo dettato dalla legge.

Di seguito l’articolo – preparato da Stella Tedoldi (del Centro di Consulenza Aziendale NAV-lab e Titolare di Ingest Srl).

“Si sente tanto parlare di Fatturazione Elettronica ma quello che realmente conta sono pochi quesiti che interessano realmente alle aziende:

Che vantaggi porta la Fatturazione Elettronica? La Fattura Elettronica e la Fattura PA sono la stessa cosa? Perché devo passare alla conservazione digitale? Cosa rischio se non mi adeguo? Siamo sicuri che partirà?”

La legge di bilancio 2018 prevede l’obbligo per tutti i soggetti IVA di emettere fattura elettronica dal 01 gennaio 2019;

Dal 1 luglio 2018 l’obbligo è per subappaltatori e grossisti di benzina/gasolio che dovranno inviare le fatture in formato digitale.

La digitalizzazione è il processo che genera e gestisce le Fatture nel loro intero ciclo di vita: generazione, firma digitale, emissione/ricezione, conservazione per 10 anni.

Nel dettaglio la Fattura Elettronica è un documento digitale in un formato specifico denominato “XML” da non confondere con le fatture in .pdf.

Questo documento deve essere trasmesso al destinatario previa apposizione della firma digitale.

Ma torniamo alle domande:

“Quali saranno i vantaggi ed i benefici per le aziende?”

I benefici ottenuti consistono nella riduzione della manodopera, nel miglioramento nella relazione con il cliente, e un risparmio enorme in termini di gestione dell’archivio cartaceo.

Parlando di numeri si stima che per aziende che mediamente producono/ricevono un volume di Fatture superiore alle 3.000 fatture/anno, il risparmio si assesti su un importo tra i 7,50 e gli 11,50 € a fattura (come evidenziato da studi condotti dalla School of Management del Politecnico di Milano).

Il Sistema di Interscambio, effettua controlli sui file ricevuti (sia a livello formale, che a livello di dati corretti, come la P.IVA), procede all’invio del documento al destinatario e smista gli esiti relativi ai documenti emessi/ricevuti.

Tutto è tracciato, monitorato e certo. Non capiterà più che documenti vengano smarriti e/o che il cliente finga di non avere ricevuto nulla.

“La Fattura Elettronica e la Fattura PA sono la stessa cosa?“

La Fattura PA (Pubblica Amministrazione) è una Fattura Elettronica, si può dire che le Fatture PA sono state il primo processo digitale ormai convalidato dal 2015.

Il processo è lo stesso e la decisione di digitalizzare ogni tipo di Fattura emessa/ricevuta è legata soprattutto alla maggiore efficienza e ad un abbattimento dei costi.

“Perché devo passare alla conservazione digitale?”

Il concetto di Fatturazione Elettronica come processo digitale non potrebbe coesistere se non venisse conservata digitalmente.

Ogni fattura in formato XML (attiva o passiva) deve essere conservata presso enti certificati i quali si occuperanno di provvedere alla redazione e manutenzione del Manuale di Conservazione, e di nominare un Responsabile alla Conservazione che si occuperà di gestire marche temporali, firma elettronica e conservazione dei documenti per 10 anni.

“Cosa rischio se non mi adeguo?”

In caso di emissione di fattura con modalità diverse dal formato elettronico, questa verrà considerata non emessa e verrà applicata la sanzione prevista in caso di violazione degli obblighi relativi alla documentazione, registrazione ed individuazione delle operazioni soggette ad IVA.

La mancata conservazione, invece, non permette l’esibizione nel giusto formato (elettronico) ed è pertanto sanzionabile come la mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali.

In conclusione: se decidi di non adeguarti non potrai più fatturare, non sarai più in grado di fare la liquidazione IVA, la tua azienda verrebbe sanzionata, quindi perché non adeguarsi?

“Siamo sicuri che partirà?”

Purtroppo nessuno è più sicuro di niente, quello che realmente conta è ‘iniziare’.

L’obiettivo che hanno le aziende è avere un’ Impresa 4.0 e le nuove leggi ci stanno indicando una strada che ci supporti nella semplificazione dei processi, quindi conviene cominciare a capire come funzionerà questo processo, informarsi con i propri fornitori, partire da subito con le nuove metodologie e non spaventarsi del mondo digitale.

In poche parole per avere una Impresa 4.0 dobbiamo avere una Fatturazione 4.0 all’interno di un sistema informativo che punta alla digitalizzazione.

Attivarsi per utilizzare al più presto questo strumento aiuterà a migliorare l’efficienza della struttura amministrativa e contabile della nostra azienda.

Stella Tedoldi, Centro di Consulenza Aziendale NAV-lab e Titolare di Ingest Srl

Vai alla rivista Youtrade GIUGNO 2018 

---